Datenschutzerklärung getFM-App und Ticketmeldung

Wir freuen uns über Ihr Interesse. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Deshalb ist die Beachtung europäischer und deutscher Datenschutzbestimmungen für uns selbstverständlich. Wir möchten Sie an dieser Stelle darüber informieren, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden.

Ihre personenbezogenen Daten (z.B. Name, Anschrift, E-Mailadresse, u. ä.) werden von uns nur gemäß den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU verarbeitet. Daten sind dann personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können.

Wir weisen darauf hin, dass die internetbasierte Datenübertragung Sicherheitslücken aufweist, ein lückenloser Schutz vor Zugriffen durch Dritte ist nicht möglich.

1. Technische Protokolldaten (Logfiles)

Bei jeder Nutzung unserer App oder unserer Ticketmeldung werden aus technischen Gründen automatisch bestimmte personenbezogene Daten erfasst, die Ihr Endgerät an unsere Server übermittelt. Diese Daten sind für den stabilen Betrieb, die Darstellung und die IT-Sicherheit zwingend erforderlich.

Erfasste Daten:

• Bei der App: IP-Adresse, Geräte-ID (z. B. Werbe-ID oder Installations-ID), Betriebssystem und dessen Version, Gerätemodell, Datum und Uhrzeit des Aufrufs sowie anonyme Absturzberichte.

• Bei der Ticketmeldung: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Absendung, Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, die zuvor besuchte Webseite (Referrer-URL) sowie die eingegebenen Formulardaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse).

Rechtsgrundlage: Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit sie für die Bereitstellung und Nutzung unserer Dienste erforderlich ist. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Gewährleistung der IT-Sicherheit, der Abwehr von Cyberangriffen, der Fehleranalyse sowie der reibungslosen technischen Bereitstellung unserer Dienste.

Speicherdauer: Diese technischen Protokolldaten (Logfiles) werden aus Sicherheitsgründen für eine kurze Dauer (in der Regel 7 bis 14 Tage) gespeichert und anschließend automatisch gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht für Beweiszwecke bei Sicherheitsvorfällen länger benötigt werden.

2. Personenbezogene Daten bei Nutzung

Zur Nutzung der App und der Ticketmeldung werden Angaben zu folgenden personenbezogenen Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abst. 1 b) DSGVO (Vertragserfüllung) sowie zur Wahrung eigener berechtigter Geschäftsinteressen im Hinblick auf die Beratung und Betreuung Ihrerseits (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO) verarbeitet:

getFM App

• E-Mailadresse und Name

Die E-Mailadresse wird im Vorfeld im System auf dem Server angelegt, um die Verlinkung für die App zuzusenden. Im getFM System sind neben der E-Mailadresse auch noch Ihr Name gespeichert. Optional können auch Firmenname und Telefonnummer erfasst werden.

• Fotos/Medien

Wir benötigen den Zugriff auf Fotos/Medien Ihres Gerätes, um mit dem Gerät erstellte Fotos in die App hochzuladen und dort zu speichern bzw. in das System auf den Server zu übertragen.

• Browserversion verbunden mit Benutzername

Zur Gewährleistung eines optimalen Supports und zur Weiterentwicklung der Sicherheit erheben wir die genutzten Browserversionen.

• Standortdaten

Wir benötigen den Zugriff auf den Standort Ihres Gerätes. Bei einer Anfrage erheben wir Ihren aktuellen Standort über GPS. Die Standortdaten werden zur Nutzung der Aktivitäten (z. B. in Verbindung mit Beacons) in der App benötigt.

• Passwort Benutzername

Zum Einloggen in die App wird ein persönliches Passwort verschlüsselt und anonymisiert gespeichert, um einen fremden Zugang zur App zu verhindern.

• Nutzerdaten (Name, Anschrift, E-Mailadresse u. ä.)

Die Nutzerdaten werden im Vorfeld im System auf dem Server angelegt und in die App übertragen. Diese Daten sind zur Nutzung der Softwarefunktionen notwendig. Z. B. zum Versand von E-Mailbenachrichtigungen oder Userverwaltung.

Die Nutzerdaten bleiben bis zum Löschen des Nutzers im System erhalten. Die Browserversionen werden mit dem Löschen des Nutzers ebenfalls gelöscht.

Vorgänge im Hintergrund:

Um die Funktionen der App vollumfänglich nutzen zu können (z. B. für Beacons) führt die App im Hintergrund Aktivitäten (z. B. Ermittlung der Standortdaten) durch, auch wenn die App geschlossen ist. Dies dient dazu, vorhandene Beacons zu lokalisieren, eine entsprechende Meldung über die App anzuzeigen sowie die Infos aus den Beacons zur Verfügung zu stellen.

Die Vorgänge im Hintergrund können vom Nutzer jederzeit in den App-Einstellungen deaktiviert/aktiviert werden.

Ticketmeldung

• Name

Für die Zuordnung der Meldung, für evtl. Rückfragen und zur Dokumentation der Meldung benötigen wir Ihren Namen

• E-Mailadresse

Die E-Mailadresse dient zur Bestätigung des Eingangs, für evtl. Rückfragen und den Bearbeitungsstand

• Telefonnummer

Die Telefonnummer wird genutzt, um bei Bedarf telefonisch Kontakt hinsichtlich des Tickets aufzunehmen.

• Fotos (Optional)

Ergänzend zur textlichen Beschreibung des Tickets können zur Veranschaulichung, Dokumentation oder Identifikation einer Sache Fotos hochgeladen werden.

Die Daten bleiben bis zum Löschen des Tickets im System erhalten.

3. Sicherheit

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Schutzvorkehrungen getroffen, um Ihre Daten vor zufälligen oder vorsätzlichen Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und dem technologischen Fortschritt angepasst.

Wir nutzen aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, beim Hoch- und Herunterladen vom Server auf die App eine SSL-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Unsere Mitarbeiter werden zu Beginn Ihrer Tätigkeit bei der Facility Consultants GmbH von uns zur Verschwiegenheit und zur Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung und des Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz EU DSGVO verpflichtet.

4. Authentifizierung und Missbrauchsabwehr

Für die sichere Bereitstellung von Diensten, die Durchführung von Registrierungs- und Anmeldeprozessen, die Authentifizierung von Nutzern sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Verhinderung von Missbrauch werden Dienste der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Mutterunternehmen: Google LLC, USA) sowie der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, Dublin 18, Irland (Mutterunternehmen: Microsoft Corporation, USA) eingesetzt. Hierbei werden die jeweiligen Authentifizierungs- und Identitätsdienste der Anbieter zur Verwaltung und Verifizierung von Benutzerkonten genutzt.

a) Google Firebase Authentication (getFM App)

• Zweck: Bereitstellung eines sicheren Registrierungs- und Anmeldesystems (Identitätsprüfung) für Ihr Nutzerkonto.
• Erfasste Daten: Je nach Login-Methode Ihre IP-Adresse, Firebase-Installation-ID sowie eine eindeutige Firebase-User-ID (UID).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung zur Bereitstellung des Nutzerkontos) und Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Authentifizierung).
• Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Nutzerkonto in unserer App gelöscht wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Drittlandübermittlung: Google verarbeitet die Daten teilweise in Rechenzentren in den USA. Die Datenübermittlung in die USA ist rechtlich durch das EU-US Data Privacy Framework (Google ist hierfür zertifiziert) sowie durch in die Verträge integrierte EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) geregelt.

Weitere Informationen finden Sie in der Firebase-Datenschutzerklärung

b) Nutzerauthentifizierung Microsoft Azure (getFM App)

• Zweck: Bereitstellung eines sicheren Logins (Identitätsprüfung) und Schutz Ihres Nutzerkontos vor unbefugtem Zugriff.
• Erfasste Daten: E-Mail-Adresse, Name, (verschlüsseltes) Passwort, IP-Adresse, Login-Zeitstempel, Geräte-IDs und eine interne User-ID.
• Rechtsgrundlage & Widerruf: Die Datenverarbeitung basiert auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie zu Beginn über den Bestätigungs-Button erteilt haben. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft in den App-Einstellungen widerrufen. Für begleitende Sicherheitsfunktionen (z. B. Bot-Abwehr) greift zudem Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit).
• Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald Ihr Nutzerkonto in unserer App gelöscht wird oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Drittlandübermittlung: Die Server stehen in der EU. Mögliche Zugriffe aus den USA sind durch das EU-US Data Privacy Framework (Microsoft-Zertifizierung) und integrierte EU-Standardvertragsklauseln rechtlich abgesichert.

Weitere Informationen finden Sie in den Microsoft-Datenschutzbestimmungen

c) Google reCAPTCHA v3 (Ticketmeldung)

• Zweck: Schutz unserer Ticketmeldung vor automatisierten Zugriffen, Bots und Spam. reCAPTCHA v3 arbeitet unsichtbar im Hintergrund und berechnet einen Risiko-Score basierend auf Ihren Webseiten-Interaktionen, ohne dass Sie Rätsel lösen müssen.
• Erfasste Daten: Browser- und verhaltensspezifische Daten (z. B. IP-Adresse, Verweildauer auf der Webseite, Mausbewegungen oder Scroll-Gesten, Spracheinstellungen des Browsers, gesetzte Google-Cookies sowie Systemspezifikationen Ihres Endgeräts).
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse an der IT-Sicherheit der Webseite und Abwehr von Spam). [
• Speicherdauer: Die Daten werden nur für den Zeitraum der Risikoanalyse verarbeitet und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
• Drittlandübermittlung: Google verarbeitet die Daten teilweise in Rechenzentren in den USA. Die Datenübermittlung in die USA ist rechtlich durch das EU-US Data Privacy Framework (Google ist hierfür zertifiziert) sowie durch in die Verträge integrierte EU-Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses) geregelt.

Weitere Informationen finden Sie in den reCAPTCHA-Bedingungen sowie in der allgemeinen Google-Datenschutzerklärung

5. Rechte von Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

• unentgeltliche Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Berichtigung Ihrer unrichtigen oder Vervollständigung personenbezogener Daten
• Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Datenübertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten
• Widerruf der Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
• Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde in Stuttgart, Heilbronner Straße 35, bei unrechtmäßiger Verarbeitung Ihrer Daten

Sie dürfen sich gerne an uns wenden, wenn Sie von Ihrem Recht Gebrauch machen möchten.

6. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird. Die Datenverarbeitung bleibt bis zum Zeitpunkt des Widerrufs rechtmäßig.

Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@facility-consultants.com

7. Kontakt

Bei weiteren Fragen zum Thema Datenschutz dürfen Sie sich gerne an uns wenden.

Verantwortlich nach Art. 4 DSGVO:

Facility Consultants GmbH
Rudolf-Diesel-Straße 35/1
71154 Nufringen

Telefon: +49 (0)7032-95532-0
E-Mail: info@facility-consultants.com

Betriebliche Datenschutzbeauftragte:

Susanne Weiss
Rudolf-Diesel-Straße 35/1
71154 Nufringen

Telefon: +49 (0)7032-95532-15
E-Mail: datenschutz@facility-consultants.com

8. Stand dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung unserer Produkte und Dienste oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

Gültig ist die hier veröffentliche Erklärung mit Datum vom 15. Juli 2026